Pautas para cambiar un hábito. Ejemplo: gestión de correos con Gmail.

La RAE define hábito como “Modo especial de proceder o conducirse adquirido por repetición de actos iguales o semejantes, u originado por tendencias instintivas”. Desde que Internet forma parte de nuestra rutina hemos adquirido modos de utilizar esta herramienta en nuestra actividad que en ocasiones no son saludables a nuestra productividad.

La revisión convulsiva de correos electrónicos, el acceso intermitente a aplicaciones como Facebook o twitter para conversar, los chats, son canales que nos facilitan gestiones pero también nuevas vías para ser interrumpidos o para procrastinar.

En una sesión sobre gestión del tiempo impartida por Santiago Pérez Castillo, éste definió de modo sencillo cómo actuamos y cómo podríamos abordar un cambio de hábito. Os resumo las ideas clave:

¿Cómo funcionan los hábitos?

  • Son mecanismos que nos hacen automatizar nuestras conductas.
  • Primero hacemos nosotros a los hábitos y luego “ellos nos hacen a nosotros.
  • Funcionan por debajo del nivel de alerta. Son automáticas, no nos cuestan esfuerzo.
  • Eliminamos o adquirimos un hábito sólo cuando somos conscientes de las consecuencias que acarrean: obtener un beneficio/evitar una pérdida.

Si consideras que no estás gestionando bien tu tiempo:

  • Reflexiona sobre tu comportamiento y las consecuencias que acarrea.
  • Define de forma específica y medible el hábito a adquirir.
  • Escribe todos los beneficios que obtendrías por cumplir el hábito.
  • Valora si merece la pena el esfuerzo del cambio de hábito.
  • Planifica el nuevo hábito.
  • Repite 31 veces consecutivamente el nuevo hábito y mide cada día.

Como se menciona en este artículo de El Canasto,  desarrollar hábitos nuevos es difícil y se necesitan entre 18 y 254 días consecutivos para convertir una tarea en un hábito.

Mi nuevo hábito, mantener limpia la bandeja de entrada de mi correo:

Vamos al caso concreto, si eres usuario de Gmail  es muy probable que tu buzón esté lleno de correos sin orden ni concierto, aprovechando los más de 7.000 Mb que puedes albergar en la cuenta. Yo he mejorado la gestión de mis correos gracias a unos minutos de dedicación a organizar y a archivar. Y esta decisión ha influido de manera muy positiva en la gestión diaria de mi trabajo. Os invito a sanear, creo que escritorio en orden y bandejas de correo en orden traen orden a tu cabeza para trabajar,  así que concluyo con un ejemplo práctico y básico, en 3 minutos, del uso de Gmail, sus etiquetas y modo de archivo, por si os anima también a cambiar este hábito :

>Técnicas para ser más productiv@ y no perder el hilo en la Red

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El 9 de febrero, Delia Rodríguez escribía en Trending Topics un estupendo artículo con el título ¿Nos está volviendo lerdos Internet? (2: el contraataque) donde reflexionaba respecto a un hecho común entre todas las personas interesadas por la evolución de Internet y las redes sociales.
Mi experiencia desde que puedo disponer de más tiempo para seguir contenidos en Internet es que, aunque defines unas tareas al comienzo de la jornada, es difícil no caer en la tentación de acceder a los enlaces sobre temas de interés que llegan a tu escritorio vía twitter, facebook, los grupos en linkedin o cualquier otro medio o red en la que un@ está suscrit@.
Es sorprendente la sobreabundancia de información en la que nadamos, la información en sí ya no es el poder, el conocimiento está en quien lo proyecta y en quien tiene la capacidad de seleccionar lo adecuado. Gestionar la información es un valor, pero también una tormenta para muchos.
No quiero ser redundante en cuanto a consejos, así que lo mejor es que leáis los que Delia ha recopilado en su artículo por si os ayuda a centrar vuestra actividad y no tener la sensación de que estáis siendo excesivamente dispersos o os habéis convertido en los reyes de la procrastinación (difícil palabra para una actividad tan común).
Cada una de las propuestas invita a una reflexión mayor y a asignarnos tareas concretas que mejoran la productividad, espero que os sea útil.

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