Pautas para cambiar un hábito. Ejemplo: gestión de correos con Gmail.

La RAE define hábito como “Modo especial de proceder o conducirse adquirido por repetición de actos iguales o semejantes, u originado por tendencias instintivas”. Desde que Internet forma parte de nuestra rutina hemos adquirido modos de utilizar esta herramienta en nuestra actividad que en ocasiones no son saludables a nuestra productividad.

La revisión convulsiva de correos electrónicos, el acceso intermitente a aplicaciones como Facebook o twitter para conversar, los chats, son canales que nos facilitan gestiones pero también nuevas vías para ser interrumpidos o para procrastinar.

En una sesión sobre gestión del tiempo impartida por Santiago Pérez Castillo, éste definió de modo sencillo cómo actuamos y cómo podríamos abordar un cambio de hábito. Os resumo las ideas clave:

¿Cómo funcionan los hábitos?

  • Son mecanismos que nos hacen automatizar nuestras conductas.
  • Primero hacemos nosotros a los hábitos y luego “ellos nos hacen a nosotros.
  • Funcionan por debajo del nivel de alerta. Son automáticas, no nos cuestan esfuerzo.
  • Eliminamos o adquirimos un hábito sólo cuando somos conscientes de las consecuencias que acarrean: obtener un beneficio/evitar una pérdida.

Si consideras que no estás gestionando bien tu tiempo:

  • Reflexiona sobre tu comportamiento y las consecuencias que acarrea.
  • Define de forma específica y medible el hábito a adquirir.
  • Escribe todos los beneficios que obtendrías por cumplir el hábito.
  • Valora si merece la pena el esfuerzo del cambio de hábito.
  • Planifica el nuevo hábito.
  • Repite 31 veces consecutivamente el nuevo hábito y mide cada día.

Como se menciona en este artículo de El Canasto,  desarrollar hábitos nuevos es difícil y se necesitan entre 18 y 254 días consecutivos para convertir una tarea en un hábito.

Mi nuevo hábito, mantener limpia la bandeja de entrada de mi correo:

Vamos al caso concreto, si eres usuario de Gmail  es muy probable que tu buzón esté lleno de correos sin orden ni concierto, aprovechando los más de 7.000 Mb que puedes albergar en la cuenta. Yo he mejorado la gestión de mis correos gracias a unos minutos de dedicación a organizar y a archivar. Y esta decisión ha influido de manera muy positiva en la gestión diaria de mi trabajo. Os invito a sanear, creo que escritorio en orden y bandejas de correo en orden traen orden a tu cabeza para trabajar,  así que concluyo con un ejemplo práctico y básico, en 3 minutos, del uso de Gmail, sus etiquetas y modo de archivo, por si os anima también a cambiar este hábito :

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